Mit einer OCR Erkennung werden grafische Daten in Zeichen umgesetzt, z.B. die Belegnummer auf der soeben gescannten Eingangsrechnung. Während eine normale OCR-Erkennung hierbei nur einzelne Zeichen erkennt, ist bei der für inoxision ARCHIVE erhältlichen "Advanced OCR"-Erkennung ein Wortarchiv hinterlegt, welches die gescannten Zeichen auf Plausibilität vergleicht.

Unabhängig hiervon beinhaltet die inoxison Advanced "OCR-Erkennung" noch weitere Automatismen, die zu einer wesentlich höheren Erkennungsrate als bei herkömmlichen OCR-Systemen führen.

Mit einer OCR-Erkennung werden grafische Daten in Zeichen umgesetzt, z.B. die Belegnummer auf der soeben gescannten Eingangsrechnung. Während eine normale OCR-Erkennung hierbei nur einzelne Zeichen erkennt, ist bei der für inoxision ARCHIVE erhältlichen "Advanced OCR"-Erkennung ein Wortarchiv hinterlegt, welches die gescannten Zeichen auf Plausibilität vergleicht. Unabhängig hiervon beinhaltet die inoxison "Advanced OCR"-Erkennung noch weitere Automatismen, die zu einer wesentlich höheren Erkennungsrate als bei herkömmlichen OCR Systemen führen.

Der Unterschied zur normalen "Advanced OCR" ist, dass mit dem OCR-Server alle Clients diese erweiterte Funktion nutzen können.

Mit dem inoxision ARCHIVE-Modul "Stapelverarbeitung" wird das Verschlagworten von wiederkehrenden, einzuscannenden Dokumenten automatisiert.

Im Detail wird hier einmalig anhand einer Maske definiert, wo auf einem Beleg welches Schlagwort zu finden ist (beispielsweise wo sich auf einer Eingangsrechnung von Lieferant A die Belegnummer und das Belegdatum befinden). Um zwischen verschiedenen Masken zu unterscheiden, wird auch definiert, woran man eine Eingangsrechnung des Lieferanten A erkennen kann.

In der Praxis wird dann ein Stapel von Eingangsrechnungen gescannt und entsprechend automatisch verschlagwortet sowie danach alle nicht oder nicht vollständig erkennbaren Dokumente nachbearbeitet.

Mit dem in der Ausbaustufe ENTERPRISE enthaltenen Integrationsclient besteht die Möglichkeit, eine Verbindung zwischen anderen kaufmännischen Softwarelösungen und der Archivierung zu schaffen (für die Version inoxision BUSINESS optional).

Hierdurch wird ermöglicht, direkt aus einer Warenwirtschaft-, CRM- oder Finanzbuchhaltungssoftware zu recherchieren oder einen Scanprozess zu starten. Im Gegensatz zu den herkömmlichen Technologien sind die technischen Voraussetzungen, die eine Softwarelösung mitbringen muss um den inoxision ARCHIVE-Integrationsclient nutzen zu können, relativ gering – eine Integrationsmöglichkeit ist also gegeben.

Mit einer Integration wird es für den Anwender möglich, mit einem einzigen Klick alle archivierten Dokumente zu einem in seinem Warenwirtschaftssystem angelegten Kunden einzusehen.

Ein weiteres Highlight ist die Scan- und Ablagefunktion des Integrationsclients. Hier kann der Anwender direkt beim Erfassen einer Eingangsrechnung in einer Finanzbuchhaltungssoftware den Scanvorgang für den eigentlichen Papierbeleg auslösen. Da die Software (in diesem Beispiel eben die Finanzbuchhaltungssoftware) die Dokumentenschlagwörter wie Belegnummer oder Lieferant mit übergeben kann, wird das Dokument beim Scannen automatisch verschlagwortet.

An welchen Stellen und in welchen Konstellationen eine externe Software den inoxision ARCHIVE-Integrationsclient nutzt, ist komplett frei gestaltbar – in der Praxis lassen sich verschiedene Lösungen erzielen.

Technische Voraussetzung: Die externe Software muss eine Textdatei ablegen sowie ein externes Programm aufrufen können.

Mit dem inoxision ARCHIVE "DMS-Modul" stehen Funktionalitäten rund um das Thema Dokumentenmanagement zur Verfügung.

Im Gegensatz zur reinen Archivierung, bei der Dokumente zur endgültigen Ablage im Archiv
gespeichert werden und danach in der Regel nicht mehr verändert werden, sind Dokumente in einem DMS-System während Ihrer Lebensdauer ständigen Veränderungen unterworfen.

Funktionen für Teamarbeit, das Aus- bzw. Einchecken von Dokumenten, direkte Integration in die Microsoft® Office-Produktpalette und der „inoxision Explorer“ unterstützen den täglich Umgang mit großen Dokumentenmengen.

Mit dem inoxison ARCHIVE-Modul "Offlineclient" wird es möglich, Teile der Archivdatenbank auf einen autark einsetzbaren Client auszulagern. Welche Daten hier jeweils ausgelagert werden, ist frei selektierbar. Weiterhin können auch gänzlich unterschiedliche Teile des Archivs für den Offlineclient zur Verfügung gestellt werden.
Der Offlineclient ist standalone z.B. auf einen Notebook einsetzbar. Die Installation einer Datenbank ist nicht nötig.

Die Einsatzzwecke sind vielfältig:
- Kundenarchiv für Mitarbeiter im Außendienst
- Belegdaten für den Steuerberater
- Belegdaten für den Betriebs- oder Wirtschaftsprüfer
- Technische Artikelbeschreibungen für Kunden zugänglich machen

und vieles mehr...

Bestnoten erhält der inoxision ARCHIVE-Webclient, mit dem ein sicherer und definierter Zugriff auf archivierte Dokumente direkt über das Internet erfolgt. Sinnvoll ist dies beispielsweise zur Dateneinsicht für Kunden und Lieferanten oder auch Mitarbeiter im Außendienst. Für den inoxision ARCHIVE-Webclient benötigen Sie übrigens nicht einmal einen eigenen Webserver – richtungweisend.

Mit dem inoxision ARCHIVE-Modul "Renderer" werden zeichenbasierte Ausdrucke archiviert, vergleichbar mit einem COLD-Lauf oder einer Spoolverarbeitung.

In der Praxis wird dies beispielsweise bei Warenwirtschaftssystemen im AS/400- oder Unix-Umfeld benötigt, die nicht über das Windows-Drucksystem arbeiten.

Mit dem inoxision ARCHIVE "Renderer" wird ein vollautomatischer Archivierungsprozess möglich, da auch hier die Dokumentenschlagworte aus dem Druckzeichenstrom erkannt werden.

Im klassischen Büroalltag werden wir fortlaufend von Papierdokumenten, E-Mails und digitalen Dokumenten jeglicher Art überflutet. Inoxision ARCHIVE bringt diese Datenmengen zusammen - Informationen können so zielgerichtet von einer zentralen Stelle abgerufen werden, um einen fließenden Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Die Anwendungsbereiche eines Archivs beschränken sich aber nicht nur auf ein lokales Firmennetzwerk - viele Anwender wollen auch mobil mit Ihren Daten arbeiten. Deshalb gibt es nun die inoxision ARCHIVEmobile-App für iPad und iPhone. Inoxision ARCHIVE-Nutzer können somit schnell und flexibel auf gewünschte Belege, PDFs, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Zip-Files und alle weiteren Dokumente im Archiv zugreifen.

Highlights:
- Volltextsuche
- Maskensuche
- Dokumententypen-Auswahl
- Datenbankwechsel
- Sortierfunktionen

Eine Verlaufsfunktion stellt Dokumente offline zur Verfügung - so können Sie auch ohne bestehende Internetverbindung Ihre wichtigsten Informationen jederzeit abrufen. Individuelle Einstellungen für einen komfortablen Umgang mit Ihren Daten!
Zum Testen der App sind Demodaten vorbereitet, die unter den Einstellungen einfach per Knopfdruck aktiviert werden können.

Automatisches Ergänzen von Informationen zu archivierten Dokumenten. Der Metaindex-Server ergänzt dabei fehlende Verschlagwortungsinformationen automatisch aus externen Datenbanken und erhöht so die Index-Qualität (Verschlagwortungsinhalt).